Trong hoạt động kinh doanh của chi nhánh, địa điểm kinh doanh hoặc hoạt động đại diện của văn phòng đại diện, có những tình huống phát sinh khiến các công ty phải dừng hoạt động tạm thời trong 01 khoảng thời gian nhất định nhằm chuẩn bị cho sự trở lại. Vậy để tạm ngừng hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần làm các thủ tục gì cũng như lưu ý mà họ cần kiểm tra, cân nhắc trước khi tạm ngừng hoạt động là gì ? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Tạm ngừng hoạt động địa điểm KD, CN, VP đại diện là gì?
Tạm dừng hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh là việc không thực hiện hoạt động kinh doanh của chi nhánh và địa điểm kinh doanh cũng như không hoạt động văn phòng đại diện trong một thời gian nhất định mà pháp luật cho phép.
Thời gian được tạm ngừng hoạt động kinh doanh là bao lâu?
- Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp chỉ được tạm ngừng hoạt động không quá 01 năm.
- Nếu tiếp tục tạm ngừng kinh doanh sau khi hết thời hạn thông báo tạm ngừng, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh phải thông báo cho Phòng đăng ký kinh doanh để gia hạn thêm tối đa 01 năm tạm ngừng hoạt động nữa. Vậy, tổng thời gian tạm đóng cửa liên tiếp chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh không quá hai năm.
- Nếu sau 2 năm, công ty vẫn không tiếp tục hoạt động thì có thể xử lý theo 2 cách:
- Giải thể
- Hoặc tiến hành các thủ tục phục hồi hoạt động kinh doanh trong thời gian ngắn khoảng 1 đến 2 tháng, sau đó sẽ thực hiện lại các thủ tục tạm dừng hoạt động kinh doanh và chờ cơ hội hoạt động trở lại.
Điều kiện để tạm ngừng hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh
- Có lý do tạm ngừng hoạt động hợp lý.
- Có đủ giấy tờ để tạm ngừng hoạt động chi nhánh theo pháp luật quy định
Các bước cần thực hiện để tạm ngừng hoạt động địa điểm KD, CN, VP đại diện
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo tạm ngừng hoạt động
Nhìn chung, việc tạm ngừng hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của các doanh nghiệp đều cần chuẩn bị các tài liệu sau, và tùy thuộc vào loại hình công ty là công ty TNHH hay công ty cổ phần,.v.v., thì loại tài liệu cần bổ sung hoặc bỏ bớt sẽ là khác nhau:
- 01 bản Thông báo tạm ngừng kinh doanh (theo Mẫu tại Phụ lục III-4 ban hành kèm Thông tư 02/2023/TT-BKHĐT). Về nội dung của thông báo này, cần đảm bảo đủ các đầu mục sau: tên/mã số thuế/số chứng nhận doanh nghiệp/ngành nghề kinh doanh của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đang làm thủ tục tạm ngừng kinh doanh; thời hạn tạm ngừng kinh doanh; lý do tạm ngừng; đại diện pháp luật của doanh nghiệp ký ghi rõ họ tên và đóng dấu.
- 01 bản nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc tạm ngừng hoạt động (đối với Công ty TNHH 02 thành viên trở lên và Công ty hợp danh)
- 01 bản nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của hội đồng quản trị về việc tạm ngừng hoạt động (đối với Công ty cổ phần)
- 01 bản nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty về việc tạm ngừng hoạt động (đối với Công ty TNHH 01 thành viên)
- 01 Giấy ủy quyền cho Công ty luật Siglaw (nếu bạn không tự đi nộp hồ sơ, mà cần ủy quyền cho Siglaw làm thủ tục)
- 01 bản sao công chứng giấy tờ cá nhân (CCCD/CMND/hộ chiếu) của người được ủy quyền.
Bước 2: Nộp hồ sơ tạm ngừng hoạt động
- Hình thức: trực tiếp hoặc nộp qua mạng trên trang https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/
- Địa chỉ nộp: Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch đầu tư.
Bước 3: Nhận kết quả
Sau khi nhận hồ sơ của doanh nghiệp, cơ quan nhận hồ sơ sẽ trao giấy biên nhận cho bên nộp hồ sơ. Trong vòng 03 ngày làm việc từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan sẽ cấp giấy xác nhận về việc chi nhánh đăng ký tạm ngừng hoạt động.
Lưu ý khi tạm ngừng hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh
Yêu cầu về quyết toán thuế trong thời gian tạm ngừng hoạt động
Trong thời gian tạm dừng, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc văn phòng kinh doanh vẫn phải tiếp tục nộp thuế môn bài cũng như lập báo cáo tài chính của các tháng trong năm trước thời điểm bị tạm dừng.
Đồng thời công ty phải nộp đủ số tiền thuế chưa nộp, tiếp tục thanh toán các khoản nợ và thực hiện hợp đồng đã giao kết với khách hàng và người lao động. Trừ trường hợp có thỏa thuận khác giữa công ty, chủ nợ, khách hàng và người lao động.
Yêu cầu về nghĩa vụ của doanh nghiệp trong thời gian tạm ngừng hoạt động
Nghĩa vụ với đối tác và khách hàng
Doanh nghiệp vẫn phải tiếp tục thanh toán các khoản nợ và thực hiện hợp đồng đã giao kết với khách hàng và người lao động. Trừ trường hợp có thỏa thuận khác giữa công ty, chủ nợ, khách hàng và người lao động.
Nghĩa vụ với cơ quan thuế
Theo quy định của Điều 4 Nghị định Số 91/2014/NĐ-CP (Sửa đổi, bổ sung Nghị định số 83/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế), doanh nghiệp trong thời hạn tạm ngừng hoạt động kinh doanh vẫn cần thực hiện các nghĩa vụ sau với cơ quan thuế:
- Nộp hồ sơ khai thuế theo quy định sau khi trở lại hoạt động
- Nếu chi nhánh, địa điểm kinh doanh tạm ngừng hoạt động kinh doanh không trong cùng 01 năm dương lịch hoặc năm tài chính, thì cần nộp hồ sơ quyết toán thuế năm của thời gian hoạt động trước đó trong năm.
Doanh nghiệp muốn quay trở lại hoạt động trước khi tới thời hạn tạm ngừng thì làm gì?
Trường hợp công ty muốn quay trở lại hoạt động trước khi thời hạn tạm ngừng kinh doanh bắt đầu, công ty phải nộp hồ sơ đăng ký tiếp tục hoạt động kinh doanh đến Sở Kế hoạch và Đầu tư, chậm nhất 15 ngày trước khi bắt đầu hoạt động lại. Các tài liệu liên quan cần nộp bao gồm:
- 01 thông báo tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo trước đó.
- 01 văn bản đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh của công ty hoạt động theo giấy phép đầu tư hoặc giấy chứng nhận đầu tư.
- 01 Giấy ủy quyền (nếu không có người đại diện theo pháp luật của công ty có thể trực tiếp nộp hồ sơ)
- 01 Bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân hợp lệ của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (CCCD/CMND/hộ chiếu)
Hình phạt khi không thông báo tạm ngừng hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh
Căn cứ điểm a, Khoản 2 Điều 32 Nghị định số 50/2016/NĐ-CP, những chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đã đăng ký tạm ngừng hoạt động, nhưng không hề có thông báo tạm ngừng hoạt động thì sẽ bị xử phạt với mức phạt tiền là từ 2 triệu đồng đến 3 triệu đồng.
Biện pháp khắc phục là các công ty có nghĩa vụ phải thông báo cho Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh về một các nội dung theo luật định. Không chỉ vậy, trong nhiều trường hợp, văn phòng đại diện, chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh có thể bị thu hồi giấy phép kinh doanh.
Xem thêm: Thành lập công ty 100 vốn nước ngoài của công ty luật siglaw.
